Vertriebstagung planen — was wirklich funktioniert

Vertriebstagung ist das Highlight für Vertriebe. "Alle Jahre wieder", heißt es häufig am Jahresende. Die kommende Vertriebstagung muss geplant werden. Für viele Unternehmen ist es die wichtigste Veranstaltung des Jahres. Vom Erfolg der Vertriebstagung hängt der Erfolg des Unternehmens für das kommende Geschäftsjahr ab. Umso wichtiger ist eine gute Planung für ein solches Kick-off-Event. Ideen und viele Tipps gibt es in diesem Artikel. Bei Wikipedia kommt der Begriff Vertriebstagung übrigens nicht vor, Zeit darüber einen Artikel zu schreiben. Dieser Artikel soll Ihnen helfen, ein Motto für Ihre Tagung zu finden, Ideen zu entwickeln und die nächste Vertriebstagung zu einem Erfolg zu machen.

Ziel der Vertriebstagung

Eine Tagung ohne Ziel ist wie Hühnersuppe ohne Huhn. Wer eine solche Veranstaltung plant, nur weil es üblich ist und weil man es ja schon immer so gemacht hat, vergeudet Ressourcen und die wertvolle Zeit der Vertriebsmannschaft. Eine Reihe von Unternehmen investiert dafür einen sechs- oder siebenstelligen Betrag. Vertriebsmitarbeiter aus dem ganzen Land oder gar Ausland müssen anreisen, übernachten und versorgt werden. Dazu kommen Kosten für Raummieten, externes Personal und Rahmenprogramm. Die Frage: Welche Ziele sollen mit der Vertriebstagung erreicht werden?, ist also durchaus angebracht. Häufige kommt als Antwort auf diese Frage: "Neue Produkte vorstellen und die Verkäufer motivieren". Ehrlich gesagt, ist dieses Ziel zu Wischiwaschi und zeugt von nicht ernst gemeinten Alibiveranstaltungen. Woran sich dann die Vertriebsmannschaft erinnert ist bestenfalls das gelungene Rahmenprogramm oder der Abend mit den Kollegen an der Bar. Ein Ziel ist dann ein gutes Ziel, wenn das Erreichen des Ziels nachweisbar oder messbar ist. Am Ende oder spätestens bei der Planung der nächsten Veranstaltung muss klar sein, ob die Ziele erreicht wurden. Es geht nicht so sehr um die Themen der Vertriebstagung, sondern viel mehr um den Grund, warum diese Themen auf der Agenda stehen. Hier eine Aufzählung von 10 möglichen Zielen für eine Vertriebstagung:

• Erfolgreichere Vertriebsmitarbeiter
• Den Markt verstehen
• Kundenperspektive verstehen
• Know-How-Transfer unter Kollegen
• Kommunikation zwischen Abteilungen verbessern
• Unternehmenswerte kommunizieren
• Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten klären
• Motivation durch Lob und Anerkennung
• Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen stärken
• Produktnutzen kommunizieren.

Allein diese 10 Ziele reichen aus um mehrere Vertriebstagungen zu "füttern". Bevor es überhaupt an irgendeine Planung für die nächste Vertriebsveranstaltung geht, sollten diese Ziele klar sein.

Agenda und Themen für die Vertriebstagung festlegen

Sind die Ziele klar, geht es zum nächsten Schritt. Mit der Frage: Wie können wir diese Ziele erreichen?, geht es an die Themensuche für die Agenda. Dabei wird jedes Ziel einzeln betrachtet. Haben Sie beispielsweise das Ziel "Den Markt verstehen", könnten Sie eine Marktanalyse durchführen oder sogar einen Kunden zu Ihrer Vertriebstagung einladen. Die Vertriebsmitarbeiter können dann Fragen stellen und siehe da: Sie verstehen den Markt nun besser. Ziel erreicht. Oder Sie möchten das Ziel "Produktnutzen kommunizieren" erreichen. Dafür könnten Sie statt einfach nur den Produktmanager das neue Produkt huldigen lassen, ein paar Videos erstellen, wo und wie genau das Produkt beim Kunden eigesetzt wird. Und siehe da, endlich reden die Vertriebsmitarbeiter nicht mehr von Features, sondern vom Nutzen für den Kunden. Ziel erreicht. So können Sie nun Schritt für Schritt aus Zielen Themen machen. Es reicht häufig sogar, nicht mehr als zwei Ziele zu definieren und diese dann mit Leben zu füllen.

Für wen machen Sie die Agenda?

Die Agenda für die Vertriebstagung hat meistens zwei Ziele:

1. Den zeitlichen und den inhaltlichen Rahmen vorgeben.
2. Die Teilnehmer neugierig machen.

Viele Agenden lesen sich eher wie lieblos aneinander gereihte Imbiss-Speisekarten. Selten wissen die Teilnehmer dann wirklich was sie erwartet. Machen Sie daher Lust auf Ihre Veranstaltung und formulieren die Themen spannend. Statt zum Beispiel "Verkaufsschulung" könnten Sie den Programmpunkt auf der Agenda "Top-Verkaufstrainer verrät uns, wie wir unseren Umsatz nächstes Jahr verdoppeln" nennen. Oder statt "Vorstellung neuer Produkte" könnten Sie die Erwartungen mit "Worauf unsere Kunden gewartet haben und womit wir die Konkurrenz nächstes Jahr ärgern" schüren. Ist die Vorfreude auf Ihre Vertriebstagung bei den Mitarbeitern groß, trägt auch das wesentlich zur Motivation bei. Formulieren Sie die Themen nicht für sich selbst oder den Chef, sondern für die Teilnehmer. Einer kleiner Tipp am Rande: Lassen Sie Zeitvorgaben auf dem Programm weg. Verschieben diese sich, werden die Teilnehmer nur ungeduldig und werden abgelenkt.

Das Motto als Fahrplan für die Vertriebstagung

Wissen Sie noch was auf den letzten Vertriebstagungen besprochen wurde? An das ein oder andere Highlight erinnert man sich womöglich. Vielleicht erinnern Sie sich aber nur an das schreckliche Kleid der Kollegin aus dem Innendienst. Wir alle vergessen Dinge sehr schnell, wenn diese keine Relevanz für uns haben. Wer kann sich schon noch an die Formeln der Winkelberechnung aus der Schulzeit erinnern? Unser Hirn merkt sich vieles einfacher, wenn es die Information mit irgendetwas verknüpfen kann. Ist die Verknüpfung möglichst bildhaft und emotionale speichern wir die Information leichter. Und genau da kommt das Thema oder Motto der Vertriebstagung ins Spiel. Wenn Sie ein Motto haben in dem sich das gesamte Programm widerspiegelt, wirkt das wie ein roter Faden an den sich die Teilnehmer noch Jahre später erinnern können. Ein Fachbuchverlag hat zum Beispiel für seine Vertriebstagung das Motto "Ritterspiele" gewählt und das ganze Programm danach ausgerichtet. Es gab natürlich ein Ritteressen und die Tagung fand in einer alten Ritterburg statt. Die neu vorgestellte Produktlinie erhielt die Namen berühmter Ritter. Das ich mich noch nach Jahren an diese Tagung erinnere, ist ein Zeichen, dass die Firma ins Schwarze getroffen hat.

Rahmenprogramm mit Wirkung

Auch das Rahmenprogramm spielt eine wichtige Rolle bei der Vertriebstagung. Mindestens 3 Effekte hat das Rahmenprogramm:

• Belohnung der Mitarbeiter (Incentive)
• Kennenlernen der Kollegen
• machen die Tagung unvergesslich

Am besten ist daher ein Rahmenprogramm, das zum Thema passt und die Möglichkeit schafft sich mit den Kollegen auszutauschen. Der ein oder andere ist sich bei solch einer Rahmenveranstaltung bereits näher gekommen. Wir haben es auch im Vertrieb mit Menschen zu tun, deshalb ist es enorm wichtig alle beteiligten in lockerer Atmosphäre kennenzulernen. Wer sich in einer Besprechung selten meldet, öffnet sich dann bei so einem Event. Und natürlich ist es auch eine Form von Wertschätzung den Mitarbeitern gegenüber hier nicht knauserig zu sein.

Abwechslung und neue Impulse für die Vertriebstagung

Nichts ist langweiliger, als immer wieder die gleichen Themen durchzukauen und jedes Jahr die gleichen Gesichter zu sehen. Sorgen Sie deshalb für Abwechslung und neue Impulse. Die Teilnehmer sollen jedes Jahr gern wiederkommen und zwar nicht nur wegen des Rahmenprogramms und dem Buffet. Eine Vertriebstagung ist nicht einfach nur ein "Klassentreffen". Wie bereits erwähnt, sind die Kosten für eine Vertriebstagung nicht ganz unerheblich. Investieren Sei daher auch in die Erreichung Ihrer Ziele. Nichts ist schlimmer als verpuffte Inhalte einer Vertriebstagung. Es lohnt sich zusätzliche Ressourcen "einzukaufen". Ein Experte zu einem Thema das zu Ihren Zielen passt kann ein regelrechtes Highlight sein. Ein Redner oder Neudeutsch Keynote Speaker genannt, kann sehr wertvolle Impulse liefern. Ein Redner über den man nach Jahren noch redet und dessen Geschichten und Bilder man sich merken kann ist jeden Cent wert. Ein Effekt eines solchen Impuls-Redners ist häufig die Aussage von Teilnehmern: "Der Redner hat so praxisnah und motivierend gesprochen, dass ich die Dinge die ich schon wusste jetzt auch endlich tue. Und ich weiß jetzt genau wie ich das tun muss".

Feedback verboten

Holen Sie sich bitte nach Ihrer Vertriebstagung keine Feedback von den Teilnehmern. Die Objektivität eines solchen Feedbacks ist äußerst fraglich, da die Teilnehmer meist andere Ziele haben als Sie. Prüfen Sei lieber, ob Sie Ihre Ziele für die Tagung erreicht haben. Statt eines Feedback-Fragebogens ist es sinnvoller einzelne Teilnehmer nach Ihrem Eindruck zu fragen. Sprechen Sie dabei über Ihre Tagungsziele. Sie könnten zum Beispiel nachfragen, wo der Vertriebsmitarbeiter die neuen Produkte einsetzen möchte und wie er diese verkaufen will. Eine gelungene Vertriebstagung ist also viel mehr als das Festsetzen eines Datums und das Buchen eines Tagungshotels. Eine Tagung auf die Sie stolz sein können, fängt mit den Zielen an, dann machen Sie sich Gedanken über Agenda und Themen die zu den Zielen passen und dann wählen Sie Rahmenprogramm und externe Experten und Redner für die Vertriebstagung aus.

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